個人情報の取扱いについて

 制定:20231225

 

株式会社ワイシーグループ

トップマネジメント

代表取締役社長 小園洋平

 

個人情報の保護に関する法律(以下「法」といいます)に基づき、以下の事項について公表注1いたします。

 

1.

「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含みます)」に置くことを義務付けられている事項を含みます。

 

1.個人情報の利用目的の公表に関する事項

1)当社が保有する個人情報の利用目的は次のとおりです。

個人情報の類型

利用目的

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お客様に関する個人情報

・セミナー展示会等のイベントご案内、製品・サービスの情報や宣伝物等のご提供、製品・サービスのご提案またはご提供、販売・サービス窓口のご紹介等

・より良い製品・サービス開発のための調査・分析のため

・保守・サポートのご提供のため

・お客様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等

・お取引先との取次ぎ等

・イベント運営またはPR事業にて必要な場合

上記の目的に必要な範囲で、当社のお取引先などに提供することがあります。

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お取引先の皆様に関する個人情報

・お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等

 

 上記の目的に必要な範囲で、当社の代理店、お取引先などに提供することがあります。

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株主の皆様に関する個人情報

・会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため

・株主としての地位に関し、当社からの情報提供及び事務連絡を行うため

・各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため

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イベントに参加された皆様に関する個人情報

・連絡、イベントの関連情報のご提供

・製品またはサービスのご案内

・より良い製品開発、イベント運営のための調査・分析

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当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報

・採用関連情報のご提供

・会社案内等の送付

・選考案内等の電子メール等での連絡及び緊急時の電話連絡

・面接会場、説明会会場へ来場する応募者の管理

・選考の合否連絡及び選考不合格者の再受験防止

・内定後から入社までの間の必要書類の送付及び電子メール等での連絡

・応募者、内定者へのアンケート実施およびエントリーされた情報の統計分析

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当社へお問い合わせいただいた皆様に関する個人情報

当該お問い合わせ内容の確認、回答のために利用するものとします。

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当社へ来社された皆様に関する個人情報

 当社のセキュリティ確保のために利用するものとします。

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当社が明示した利用目的にご同意いただいた上で取得した個人情報

 当該利用目的のために利用するものとします。

 

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当社を退職された皆様に関する個人情報

・会社からの案内等の送付、電子メール等での連絡及び緊急時の電話連絡

・在職中における勤務・給与・健康情報等の記録を管理するため

・社会保険関係に係わる各種問い合わせに対応するため

・その他退職者管理を実施するため

なお、ご本人から直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます。ただし、次の場合は除きます。

  () 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

 () 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な権利を害するおそれがある場合

 () 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 () 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

 

2)当社が委託を受けた個人情報の利用目的は次のとおりです。

個人情報の類型

利用目的

()

当社が業務を委託されたことに伴いお預かりする個人情報

・当該業務を行うために利用するものとします。

2.個人情報の第三者提供に関する事項

  当社は、業務上、個人情報を取扱う業務の一部を第三者に委託し、個人情報を当該第三者に開示又は預託することがあります。この場合、個人情報保護の水準を満たした委託先を選定し、個人情報保護に関する契約を締結するとともに、委託先に対する管理監督を徹底します。ただし、次の場合は除きます。

 () 法令に基づく場合

 () 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 () 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 () 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

  また、次の場合については、個人情報の提供にあたりあらかじめご本人の同意を得るべき第三者に該当しないものとします。

 () 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合

 () 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人データが提供される場合

 () 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び該当個人データの管理ついて責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知している又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき

3.個人情報に対して実施する安全管理措置に関する事項

当社は、お客様から取得いたしました個人情報に対し、以下の安全管理措置を適切に実施し、お客様の個人情報を適切に取り扱い、滅失、き損、漏えい及び不正アクセス等を予防しています。

 

 (1) 基本方針の策定

個人情報の適切な取り扱いを確保するため、当社の個人情報保護方針を策定しています。

(2)個人情報の取り扱いに関する規程の整備

 (1) で策定した個人情報保護方針に基づき、個人情報の取得、利用、提供、管理等の取り扱いを適切に実施するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、管理体制の構築、取り扱う個人情報の特定、リスクの分析、対策の実施、運用手順の整備、運用状況の確認及び改善等を実施するための規程及び関連文書を整備しています。

(3)組織的安全管理措置の実施

 (2)で整備した規程及び関連文書に基づき、以下の対応を実施しています。

  • 個人情報の管理体制の整備
  • 個人情報の取り扱いの運用手順の整備
  • 漏えい等の事案に対応する体制及び手順の整備
  • 個人情報の取り扱いの状況を確認する手順の整備
  • 各種手順に従った適切な個人情報の取り扱いの実施
  • 個人情報の取り扱いの状況の確認、及びその結果に基づく運用手順及び安全管理措置の見直し及び改善

(4)人的安全管理措置の実施

 (2)で整備した規程及び関連文書に基づき、以下の対応を実施しています。

  • 従業者が個人情報を適切に取り扱うための、従業者に対する必要かつ適切な監督
  • 個人情報を取り扱う従業者は個人情報の秘密を保持することを規定
  • 従業者に対する、個人情報の適切な取り扱い及び個人情報保護マネジメントシステムの実施に関する定期的な教育の実施

(5)物理的安全管理措置の実施

 (2)で整備した規程及び関連文書に基づき、以下の対応を実施しています。

  • 個人情報の管理及び取り扱いを実施する区域での入退室管理
  • 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の、サーバ及び保管庫等での施錠管理
  • 個人情報が記録された電子媒体又は書類等を運搬する際の、データの保護の実施又は追跡可能な輸送サービスの利用
  • 個人情報が記録された機器及び電子媒体を廃棄する際の、個人情報が復元不可能な方法での廃棄

(6)技術的安全管理措置の実施

 (2)で整備した規程及び関連文書に基づき、以下の対応を実施しています。

  • 外部からの不正アクセスの遮断
  • 個人情報へのアクセス又は個人情報を取り扱う情報システムの利用について、権限を持った必要最小限の従業者に限定し、識別と認証を実施
  • 情報システム等におけるマルウェア等の検知と隔離
  • 情報システム及び機器に脆弱性が発見された際の、脆弱性の修正
  • 個人情報を含む通信の暗号化

4.「開示等の請求等」に応じる手続に関する事項

当社が保有する個人情報(「1.1」記載のもの)のうち「保有個人データ」注に適合するものについては、本人またはその代理人(法定代理人/委任に基づく代理人)からの「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止又は消去、第三者提供の停止、及び第三者提供に関する記録の開示の請求等」(「開示等の請求等」といいます)について、以下の手続等に基づき対応させていただきます。

当社は、保有個人データには該当しないものの、本人から求められる、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者提供の停止及び第三者提供に関する記録の開示の請求のすべてに応じることができる権限を有する個人情報についても、保有個人データと同様に取扱います。

注「保有個人データ」とは:当社が本人等から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有するものをいいます。ただし、次のいずれかに該当する場合は「保有個人データ」として扱いません。

  • 当該個人データの存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの。
  • 当該個人データの存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長する、又は誘発するおそれのあるもの。
  • 当該個人データの存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの。
  • 当該個人データの存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全及び秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの。
  • 「開示等の請求等」の申請方法

   開示等の求めを行う場合は、「①当社所定の申請書」に必要事項をすべて記入のうえ、「②本人確認のための書類」を同封して上記申し出先に配達記録が残る方法にて、ご郵送ください。

開示等の求めは、本人による場合のほか、代理人による場合も受けさせて頂きます。代理人による場合、下記必要書類①、②に加えて、「③代理人確認のための書類」を同封して上記申し出先に配達記録が残る方法にて、ご郵送ください。

 

当社所定の申請書

『個人情報開示等請求書』

   ② 本人確認のための書類

   a.本人からのお申し出の場合

    ・ 開示等を求める方の氏名及び住所と同一の氏名及び住所が記載されている運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、住民基本台帳カードのコピーのいずれか1通

 ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。

・ 上記書面に加えて、住民票の写し(コピーは不可)または外国登録原票の写し(コピーは不可)のいずれか1通

 

例:運転免許書のコピー及び住民票の写し

例:住民基本台帳カード及び住民票の写し

   ③ 代理人確認のための書類

   a.親権者若しくは成年後見人からのお申し出の場合

    ・ 戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書などその資格を証明する書類いずれか1通

※開示等の求めをする日前30日以内に作成されたものに限ります。

 ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。

  • 親権者若しくは成年後見人の確認するための書類(前記①)

    b.本人が委任した代理人からのお申し出の場合

    ・ 委任状(本人の署名捺印)1通

  • 委任状に押された補任の印鑑同一の印鑑証明書1通
  • 代理人を確認するための書類(前記①)

※提出書類に不備若しくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申しあげますが、所定の期間内にご提示頂けない場合は、開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。

 

  • 「開示等の請求等」の申請先

   〒171-0022  東京都豊島区南池袋2-29-10金井ビル9

       株式会社ワイシーグループ 個人情報苦情・相談窓口 

       (個人情報保護管理者 経営管理事業部ディレクター)

       TEL: 03-5927-9558(受付時間:10時~18時ただし土日祝日及び年末年始休業日及び当社指定休業日を除く)

お問い合わせはこちら(https://yc-group.jp/contact/

 

  () 手数料について

開示等の求めに関する手数料につきましては、原則、無料と致します。ただし、開示等の求めの内容により合理的な手数料をご請求させて頂く場合がありますので、ご了承ください。

  () 回答方法

申請者本人の住所宛てに「本人限定受取郵便」によりご回答申しあげます。

 () 開示等の求めに伴い当社が取得した個人情報について

開示等の求めに際して当社が取得しました個人情報については、開示等の求めへの対応のためにのみ取扱うものとします。ご提出頂きました書類等につきましては、回答が終了した後、3年間保存するものとし、その後廃棄致します。

  () 開示等の求めに対応できない場合について

次の場合には、開示等の求めに対応できませんので、あらかじめご了承ください。なお、開示等の求めに対応できない場合には、その理由を書面にて、本人もしくは代理人に通知させていただきます。

 本人が確認できないとき

  • 代理人による請求の場合で、代理人確認ができないとき
  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令等に違反することとなる場合

 5.個人情報の提供の任意性に関する事項

当社へ個人情報をご提供いただくかどうかは、ご本人の任意です。個人情報をご提供いただけない場合は、ご希望の情報やサービス等が提供できない場合があります。

 6.「苦情及び相談」の受付窓口に関する事項

個人情報の取扱いに関する苦情及びご相談のお申し出先

 個人情報の取扱いに関する苦情及びご相談については、下記までお申し出ください。

 171-0022  東京都豊島区南池袋2-29-10金井ビル9

       株式会社ワイシーグループ 経営企画事業部ディレクター

       個人情報苦情・相談窓口 

       お問い合わせはこちら(https://yc-group.jp/contact/

       TEL03-5927-9558

  《注意事項》

  直接ご来社頂いてのお申し出はお受けしかねますので、その旨ご了承をお願いします。